Pour répondre à sa mission et atteindre ses objectifs, une organisation doit s’assurer de disposer des ressources nécessaires. Selon les données récoltées par le CSMO-ÉSAC dans son enquête nationale, 44% des gestionnaires du secteur d’emploi de l’économie sociale et de l’action communautaire se disent préoccupés par la question de la relève. Selon eux, la vague de départ la plus importante se situera entre 2017 et 2018.

Une des activités de la gestion des ressources humaines est l’embauche des membres de l’équipe (salariés et bénévoles). Pour pourvoir efficacement aux postes vacants, il faut procéder avec méthode : analyser les besoins de main-d’œuvre et le poste à combler; recruter et sélectionner les personnes adéquates dont les compétences et les attitudes correspondent aux exigences des postes; et bien les accueillir et les intégrer dans l’organisation.

Voici un petit survol des étapes du processus de dotation et des différentes activités qui l’entourent, en suggérant des règles à suivre et en offrant des outils pour vous aider à entreprendre un tel processus. Le recrutement et la sélection du personnel et des bénévoles comptent quatre grandes étapes*.

ÉTAPE 1

L’analyse des besoins

Cette étape préalable vise à s’assurer que la description des tâches et le profil de la personne à recruter correspondent aux besoins actuels de l’organisation. L’environnement interne et externe d’une organisation évolue constamment, que ce soit au niveau de la disponibilité des ressources, des besoins de la population desservie, etc. Une bonne connaissance de l’environnement est précieuse pour l’analyse. Il importe donc de bien définir les besoins qui se traduiront en tâches et fonctions à combler dans l’organisation.

La planification des ressources humaines et de la relève facilite beaucoup le processus de recrutement et de sélection du personnel et des bénévoles pour l’organisation. Tout en n’oubliant pas le transfert des connaissances qui peut se faire par le biais, entre autres, d’une entrevue avec la personne qui quitte son poste.

ÉTAPE 2

Le recrutement

Cette étape vise à rejoindre les personnes compétentes pour un poste et à les inciter à poser leur candidature. Elle consiste en un ensemble d’activités par lesquelles l’organisation informe les personnes possiblement intéressées et intéressantes de l’ouverture d’un poste et les invite à poser leur candidature.Il est fort important que l’organisation fasse valoir à cette étape et dans l’offre d’emploi ce qu’elle est (sa mission, ses valeurs, ses ressources humaines, son implication dans le milieu, etc.) et ce qu’elle a à offrir en tant que milieu de travail. Le marketing RH est une bonne façon de mieux définir son image de marque employeur. Utilisez vos réseaux sociaux pour afficher votre offre d’emploi ainsi que les sites des regroupements et associations de votre secteur ! Affichez-votre offre sur plusieurs sites (mix-recrutement) reliés au secteur d’emploi de l’économie sociale et de l’action communautaire (la plupart offre le service gratuitement).

ÉTAPE 3

La sélection et l’embauche

Cette étape vise à choisir la personne à qui l’organisation offrira le poste vacant. Il importe à cette étape-ci de préciser les critères de sélection — résultats et comportements attendus — et de s’assurer de l’adéquation entre les besoins de l’organisation et les besoins de la personne qu’elle retiendra. Les critères de sélection ont trait à l’expérience, la formation, les habiletés, les compétences, et tout autre élément qui font partie du profil de compétences recherché. La réussite réside dans les compétences de la personne et surtout dans le parfait amalgame entre ses caractéristiques (valeurs, attentes, personnalité, etc.) et celles de l’organisation (culture, équipe, etc.).

ÉTAPE 4

L’accueil, l’intégration et la période d’essai

Cette étape vise à intégrer la personne nouvellement engagée (à titre de salariée ou de bénévole) au sein de l’organisation et à s’assurer, en situation réelle, qu’elle détient les compétences et les attitudes nécessaires à accomplir le travail qui lui est confié. Cette étape englobe les formalités d’usage (remise et signature de documents, présentation, etc.) et une série de moyens destinés à faciliter l’intégration et l’évolution de la personne dans son poste et l’organisation durant la période d’essai. Envisagez de jumeler votre nouvel employé à un employé expérimenté qui pourra lui servir de mentor et l'encadrer à ses débuts au travail. N’oubliez pas aussi de prévoir une formation si le besoin est pertinent.

Finalement, ne perdez jamais de vue deux principes tout simples le rapport avec l'emploi et la cohérence. Assurez-vous de bien documenter chaque étape du processus et d'étayer de raisons solides, objectives et basées sur l'évidence de votre décision d'engager quelqu'un ou pas.

Bonne planification RH !

En savoir plus ?

La boîte à outils en gestion des ressources humaines du Comité sectoriel de main-d’œuvre de l’économie sociale et de l’action communautaire comporte une foule d’outils pour passer à travers ces processus.

*Hélène De Falco (1999). Maîtriser ses recrutements, Paris, Édition Dunod, p. 3.
William B. Werther, Keith Davis et Hélène Lee-Gosselin (1990). La gestion des ressources humaines, « Deuxième partie : préparation et sélection », Montréal, McGraw-Hills Éditeur, p. 140-267.